LAPORAN
PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)
DI
KANTOR KECAMATAN BUTUH
JALAN
RAYA KUTOARJO – KEBUMEN KM. 5 PURWOREJO
Di
Susun Oleh :
NAMA NO
1. Anisa Rahmadanai ( 02 )
2. Dwi Noviana Alsha ( 09 )
3. Lia Indrianty ( 19 )
Kelas
XII Administrasi Perkantoran 1
NAMA NO
1. Agustin Pangastuti ( 02 )
2. Susi Ambarwati ( 26 )
3. Yuli Setyaningsih ( 23 )
Kelas
XII Administrasi Perkantoran 2
DEPARTEMEN
PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMK
NEGERI 2 PURWOREJO
TAHUN
AJARAN 2013/2014
LEMBER
PENGESAHAN OLEH SEKOLAH
Laporan ini dengan Judul “Praktik
Kerja Lapangan (PKL) Di Kantor
Kecamatan Butuh,Jalan Raya Kutoarjo – Kebumen Km 5, Purworejo”
Telah
disahkan pada :
Hari / Tanggal :
Tempat : SMK Negeri 2 Purworejo
Jalan Krajan 1 Semawungdaleman, Kutoarjo.
K.a Kompetensi Keahlian Pembimbing
Administrasi
Perkantoran Praktik Sistim
Ganda
Lailla Tri Wahyuningtyas, S.Pd. Drs. Ma’fud
NIP. 19711107 200501 2 006 NIP. 19600622
199803 1 007
Mengetahui / Menyetujui
Kepala SMK Negeri 2 Purworejo
Drs. Suhirman,
M.Pd.
NIP. 19590816 198703 1 011
LEMBAR
PENGESAHAN OLEH KANTOR / INSTANSI
Laporan ini dengan Judul “Praktik
Kerja Lapangan (PKL) Di Kantor
Kecamatan Butuh”
Telah
disahkan pada :
Hari /
Tanggal :
Tempat : Kantor Kecamatan Butuh
Jalan Raya Kutoarjo – Kebumen Km 5
Mengetahui, Pembimbing /Instruktur Prakerin
Kepala/Pimpinan Kantor Kecamatan Butuh
Kantor
Kecamatan Butuh
Drs. Wahyu Jaka Setiyanta Budi Wibowo,
S.Sos Msi
NIP.
19660519 198603 1 005 NIP.
19720425 199203 1 003
MOTTO
v
Kegagalan
hanya terjadi bila kita menyerah ( Lessing )
v
Kesopanan
adalah pengaman yang baik bagi keburukan lainnya. (Cherterfield)
v
Siapa
yang kalah dengan senyum, dialah pemenagnya (A. Hubard)
v
Berusahalah
jangan sampai terlengah walau sedetik saja, karena atas kelengahan kita tak
akan bisa dikembalikan seperti semula.
v
Manusia
tak selamanya benar dan tak selamanya salah, kecuali ia yang selalu mengoreksi
diri dan membenarkan kebenaran orang lain atas kekeliruan diri sendiri..
v
Janganlah
larut dalam satu kesedihan karena masih ada hari esok yang menyongsong dengan
sejuta kebahagiaan.
v
Jadilah
seperti karang di lautan yang kuat dihantam ombak dan kerjakanlah hal yang
bermanfaat untuk diri sendiri dan orang lain, karena hidup hanyalah sekali.
Ingat hanya pada Allah apapun dan di manapun kita berada kepada Dia-lah tempat
meminta dan memohon.
v
Tidak ada
masalah yang tidak bisa diselesaikan selama ada komitmen bersama untuk
menyelesaikannya.
v
Kebijakan
dan kebajikaan adalah perisai terbaik. (Aspinal)
v
Harga
kebaikan manusia adalah diukur menurut apa yang telah dilaksanakan /
diperbuatnya. ( Ali Bin Abi Thalib )
v
Apabila
anda berbuat kebaikan kepada orang lain, maka anda telah berbuat baik terhadap
diri sendiri. ( Benyamin Franklin )
v
Hadir
terlambat memang lebih baik dari pada tidak hadir sama sekali tetapi bila
berkali-kali adalah suatu kecerobohan.
LEMBAR
PERSEMBAHAN
Laporan dari hasil penyelesaian Praktik
Kerja Lapangan (PKL) yang dilakukan di Kantor Kecamatan Butuh, kami
persembahkan kepada :
1. Bapak Drs. Suhirman, M,Pd. selaku
Kepala SMK Negeri 2 Purworejo.
2. Ibu Lailla Tri Wahyuningtyas, S.Pd
Selaku Kepala Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran
3. Bapak Drs. Ma’fud, Selaku Guru
Pembimbing PRAKERIN.
4. Bapak Drs. Wahyu Jaka Setiyanta,
Selaku Pipinan Kantor Kecamatan Butuh.
5. Bapak Budi Wibowo, S.Sos Msi, Ibu
Supriati, dan Ibu Leginem, A,Md, Selaku
Pembimbing kami di Kantor Kecamatan Butuh.
6. Kedua Orang Tua yang telah mendukung
kami untuk dapat melaksanakan program PRAKERIN ini.
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Puji
syukur kami panjatkan kehadirat Allah yang Maha Kuasa atas berkat dan
rahmatnya penulis dapat menyelesaikan laporan Prakerin pada tahun ajaran 2013/2014 yang di laksanakan
di Kantor Kecamatan Butuh, Jalan Kutoarjo – Kebumen Km 5 ini tepat pada
waktunya tanpa halangan suatu apapun.
Akhirnya
dengan segala kerendahan hati izinkanlah kami untuk menyampaikan terima kasih kepada
semua pihak yang telah memberikan pengarahan dan bimbingan dalam menyusun
laporan ini, penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Suhirman, M,Pd. selaku
Kepala SMK Negeri 2 Purworejo.
2. Ibu Lailla Tri Wahyuningtyas, S.Pd
Selaku Kepala Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran .
3. Bapak Drs. Ma’fud, Selaku Guru
Pembimbing PRAKERIN.
4. Bapak Drs. Wahyu Jaka Setiyanta,
Selaku Pipinan Kantor Kecamatan Butuh.
5. Bapak Budi Wibowo, S.Sos Msi, Ibu
Supriati, dan Ibu Leginem, A,Md, Selaku
Pembimbing kami di Kantor Kecamatan Butuh.
6. Kedua Orang Tua yang telah mendukung
kami untuk dapat melaksanakan program PRAKERIN ini.
Kami
menyadari bahwa penyusunan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu
kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat di butuhkan. Harapan
dari kami
semoga laporan yang memuat pengalaman dan pengetahuan yang didapatkan selama
melaksanakan Praktek kerja Industri ini dapat bwermanfaat, khususnya bagi kami maupun bagi orang lain yag membacanya.
Walaikumsalam Wr. Wb
Penyusun
DAFTAR ISI
Halaman Judul
Lembar Pengesahan Oleh Sekolah ..............................................................................
i
Lembar Pengesahan Oleh Instansi...............................................................................
ii
Motto
..........................................................................................................................
iii
Lembar Persembahan .................................................................................................
iv
Kata Pengantar
........................................................................................................... v
Daftar Isi ....................................................................................................................
vi
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang................................................................................................. 1
B.
Landasan Hukum
PKL.................................................................................... 2
C.
Arti
PKL.......................................................................................................... 3
D.
Tujuan
PKL.....................................................................................................
3
E.
Manfaat
PKL...................................................................................................
3
F.
Sararan.............................................................................................................
3
G.
Maksud
PKL.................................................................................................... 4
H.
Tujuan Pembuatan
Laporan PKL.................................................................... 4
BAB II
TINJAUAN TEORI
A.
Konsep Dasar
Teoritis.....................................................................................
5
B.
Peralatan
Komunikasi
Tertulis........................................................................ 8
BAB III
URAIAN UMUM
A.
Gambaran Umum
Kantor Kecamatan Butuh.................................................. 10
B.
Materi Yang
Diperoleh...................................................................................
19
BAB IV
PEMBAHASAN LAPORAN KEGIATAN
A.
Persiapan........................................................................................................
23
B.
Pelaksanaan.....................................................................................................
23
C.
Hasil Yang Diperoleh.....................................................................................
24
BAB V
PENUTUP
A.
Kesimpulan.....................................................................................................
25
B.
Saran – Saran..................................................................................................
26
C.
Penutup...........................................................................................................
27
Daftar Pustaka............................................................................................................
28
Lampiran.....................................................................................................................
29
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Pendidikan adalah salah satu bentuk perwujudan
kebudayaan manusia yang dinamis dan sarat perkembangan, karena itu perubahan
atau perkembangan pendidikan adalah hal yang seharusnya terjadi sejalan dengan
perubahan budaya kehidupan, perubahan dalam arti perbaikan pendidikan pada
semua angkatan perlu terus menerus dilakukan sebagai antisipasi kepentingan
masa depan.
Pemikiran ini mengandung konsekuensi bahwa penyempurnaan
atau perbaikan pendidikan menengah kejuruan untuk mengantisipasi kebutuhan dan
tantangan masa depan perlu terus menerus dilakukan, diselaraskan dengan
perkembangan kebutuhan dunia usaha/industri dan instansi, perkembangan dunia
kerja, serta perkembangan ilmu pengetahuan,
teknologi dan seni.
Pendidikan yang mampu mendukung pembangunan dimasa
mendatang adalah pendidikan yang mampu mengembangkan potensi peserta didik
sehingga yang bersangkutan mampu menghadapi dan memecahkan problema kehidupan
yang di hadapinya. Pendidikan harus menyentuh potensi nurani maupun potensi
kompetensi pesertapeserta didik.
Konsep pendidikan terasa semakin penting ketika
seseorang harus memasuki kehidupan dimasyarakat dan dunia kerja karena yang
bersangkutan harus mampu menerapkan apa yang dipelajari di sekolah untuk
mengatasi problema yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari.saat ini maupun
masa yang akan datang.
Kurikulum SMK Edisi 2004 lebih meningkatkan kualitas
lulusan sekolah menengah kejuruan, dengan kurikulum ini diharapkan jajaran
pendidikan menengah kejuruan lebih mampu mengembangkan potensi anak didik
sehingga saat bekerja, terbentuk pribadi yang mandiri, mampu memanfaatkan diri
sebagai masyarakat dan warga negara, sebagai bagian dari lingkungan dan sebagai
hamba Tuhan Yang Maha Esa.
Kurikulum di rumuskan dalam upaya untuk memenuhi
tuntutan perubahan orientasi pendidikan. Dengan demikian tujuan
pendidikan menengah kejuruan agar dapat mengantarkan
anak didik menjadi manusia yang bertawa terhadap tuhan yang maha esa, juga
dapat mengikuti perubahan di dunia usaha, dunia industri, dan instansi. Agar
kelak dapat hidup dimasyarakat bisa berkembang sesuai dengan tuntutan jaman yang
selalu berubah.
Dengan perubahan ini adalah sebagai salah satu model
pendidikan menengah kejuruan untuk dapat menyesuaikan diri disamping ilmu yang
di dapat disekolah juga dapat langsung mempraktekan pendidikan yang didapatnya
untuk dikembangkan di dunia kerja.
B.
Landasan
Hukum Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Peraturan perundang-undangan
yang mendasari dan menjadi acuan dalam pelaksanaan prakerin adalah :
1.
UUD I945
2.
Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
3.
Keputusan
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 323/U/1997 tentang penyelenggaraan Pendididkan
Sistem Ganda pada sekolah menengah kejuruan;
4.
Ketentuan-Ketentuan lain (yang akan disusun)
berkaitan dengan Sistem Pendidikan Nasional Indonesia pada umumnya dan
pendidikan Menengah Kejuruan Pada Khususnya.
Beberapa peraturan yang
perlu di antisipasi berlakunya karena digunakan sebagai dasar perkembangan dan
pelaksanaan kurikulum SMK adalah peraturan yang akan menggantikan peraturan dan
SK/Kepmen di bawah ini :
1.
Peraturan
Pemerintah Nomor 29 Tahun 1990 tentang pendidikan Menengah.
2.
Keputusan
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 080/U/1993 tentang Kurikulum Sekolah
Menengah Kejuruan.
3.
Keputusan
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0490/U/1992 tentang Sekolah Menengah
Kejuruan.
4.
Keputusan
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 323/U/1997 tentang Penyelenggaran
Pendidikan Sistem Ganda pada SMK.
5.
Ketentuan-Ketentuan
lainnya yang berkaitan dengan Sistem Pendidikan Nasional Indonesia pada Umumnya
dan Pendidikan Menengah Kejuruan pada khususnya.
C.
Arti
Praktik
Kerja Lapangan (PKL)
Praktik Kerja
Lapangan (PKL) adalah
suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan keahlian pofesional, yang memedukan
secara sistematis dan singkron program pendidikan sekolah dan penguasaan
keahlian yang diperoleh melalui kegiatan bekerja langsung di Dudi/instansi yang
terarah untuk mencapai tingkat keahlian professional.
D.
Tujuan
Praktik Kerja Lapangan (PKL)
1.
Menghasilkan tenaga
yang memiliki keahlian professional.
2.
Memperkokoh Link and
Match antara SMK dan Dunia Kerja.
3.
Meningkatkan efisiensi
proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja yang berkualitas professional.
4.
Member pengakuan dan
penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai bagian dari proses pendidikan.
5.
Mengembangkan pengetahuan, sikap dan kemampuan serta
menambah wawasan siswa-siswi yang berkaitan dengan pelajaran yang telah
diterima di sekolah.
6.
Melatih kerja dan pengamatan teknik-teknik yang diterapkan
di tempat Peraktek Kerja Industri (Prakerin) sesuai di bidang keahlian yang
dimiliki.
7.
Untuk mencari pengalaman dalam Prakerin di dunai
usaha/industri.
8.
Untuk menerapkan ilmu-ilmu yang telah didapatkan di sekolah.
9.
Untuk menambah bekal hidup di masa depan.
10.
Memperkokoh Link and Match kesesuaian, kecocokan antara
Program Sekolah dengan tuntutan dunia kerja.
E.
Manfaat Praktik Kerja Lapangan
(PKL)
Dengan
adanya Praktik Kerja Lapangan (PKL), ilmu yang diperoleh dari sekolah
dapat dirasakan manfaatnya dan dikembangkan dilapangan, dan siswa juga
mendapatkan wawasan baik disekolahan maupun di perusahaan.
F.
Sasaran
Sasaran yang ingin dicapai adalah terbentuknya pribadi yang
memiliki seperangkat pengetahuan, ketrampilan, nilai dan sikap serta pola
tingkah laku yang diperlukan bagi profesi serta cukup dan tepat menggunakan dalam
pengelenggaraan Administrasi Perkantoran baik disekolah maupun di Dunia
Industri Nyata.
G.
Maksud Praktik Kerja Lapangan
(PKL)
PKL adalah suatu kegiatan yang
dilaksanakan oleh para siswa – siswa Sekolah Menengah Kejuruan, melalui
penerjunan langsung kelingkungan social masyarakat untuk belajar di kehidupan
masyarakat. Di tempat PSG dilaksanakan dan diharapkan siswa – siswa dapat
merealisasikan hasil yang didapat dibangku sekolah ketempat PSG berlangsung,
serta bersama masyarakat melaksanakan kegiatan masyarakat yang telah
direncanakan oleh pemerintah dan membantu dengan kemampuan siswa yang
bersangkutan untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh masyarakat dimana
tempat siswa melaksanakan PSGnya.
H.
Tujuan
Pembuatan Laporan
1. Sebagai salah satu bentuk latihan,
dalam menghadapi Uji Kompetensi pada akhir Proses Pembelajaran.
2. Sebagai salah satu tugas yang di
syaratkan untuk menempuh UAS/UN.
BAB
II
TINJAUAN TEORI
Sebelum berlanjut ke pembahasan
berikutnya, ada baiknya kita memahami diskripsi admininstrasi perkantoran dan
jenis-jenis dari pekerjaan kantor.
A.
Konsep Dasar Teoritis
1.
Pengertian Sekretaris
Sekertaris berasal dari bahasa latin
“SECRETUM “ yang berarti rahasia. Dalam Bahasa Belanda “SECRETALLES” sedangkan dalam Bahasa Inggris “SECRETARY”
yang berasal dari kata “ SECRET”
artinya Rahasia. Jadi pengertian menurut
artinya Sekretaris itu adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh
pimpinannya sebagai pembantu pribadinya untuk mengerjakan tugas-tuga kantor,
atau perusahaan atau instansinya karena dapat memegang rahasia
Kantaor/Instansi.
. “Sekretaris adalah Rahasia atau
kerahasiaan itulah tugas yang harus dilaksanakan seorang sekretaris.”
Pengertian Sekretaris menurut H. W. Fowler dan F.G.Fowler adalah Orang yang
bekerja kepada orang lain untuk membantu korespondensi, pekerjaan tulis menulis
untuk mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainya.
2.
Pengertian
Arsip
Secara etimologi kata arsip
berasal dari bahasa Yunani (GREEK), yaitu archium yang artinya
peti untuk penyimpanan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memeng menunjukan
tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir
orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg
menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu
sendiri. Dan archives instution sebagai gedung arsip atau
lembaga kearsipan.
Kata Arsip dalam bahasa
Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada
zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan
warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan. Setelah kita
mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat di
pelajari pengertian arsip Menurut Sheddy, dkk (2008) dari
beberapa sumber :
Menurut
Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah :
a.
Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan
swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi
tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu
keperluan.
b.
Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara
tertip. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah
archival instutation (kantor arsip).
Menurut perundang-undangan No.
7
Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan Bab
1 pasal 1 menegaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu ;
a.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan pemerintahan.
b.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan
Swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Arsip
menurut Kamur atau Ensiklopedi Administrasi (2010) :
a.
Arsip Menurut Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia ,
arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini
tidak semua surat dikatakan arsip.
b.
Menurut Kamus Adminisrtasi perkantoran, arsip adalah
kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali.
3.
Pengertin Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip
dalam bahasa inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filling. File adalah
bendanya sedangkan filling adalah kegiatannya.
4.
Pengertian
Administrasi
Administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang
dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tuhjuan tertentu (The Liang Gie 1980). Kegiatan
administrasi sendiri dapat dikelompokkan dalam tiga kelompok dasar, yaitu :
1. Korespondensi
(correspondence) atau surat-menyurat,
yaitu rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara
tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi
hingga sampai pada pihak yang dituju.
2. Ekspedisi
(ekspedition), yaitu aktivitas
mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan
intern maupun ekstern.
3. Pengarsipan
(filling), yaitu proses pengaturan
dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan
cepat ditemukan setiap diperlukan.
4.
Jenis-Jenis
Pekerjaan Kantor
Berikut ini merupakan
jenis-jenis pekerjaan kantor, diantaranya :
1) Mengetik
Mengetik
adalah suatu kepandaian teknis yang harus dipelajari dan dilatih dengan rajin.
Adapun cara mengetik yang baik adalah sebagai berikut :
a. Sistem
sepuluh jari.
b. Sistem
buta.
c. Sistem
berirama.
2) Membuat
dokumen atau surat
Surat
merupakan media komunikasi tertulis yang diberikan kepada orang lain untuk
menyampaikan buah pikiran, dengan maksud agar yang membaca mengetahui isi
daripada surat tersebut.
3) Mengagenda
surat
Mengagenda
surat yaitu menyalin surat yang masuk atau keluar ke dalam buku agenda supaya
didapatkan perincian dari surat tersebut.
4)
Menggandakan dokumen
Menggandakan
berarti memperbanyak sama seperti wujud aslinya. Sedangkan menggadndakan
dokumen yaitu, memperbanyak dokumen sama seperti wujud aslinya sesuai dengan
kebutuhan.
5)
Mengarisp
Mengarsip
adalah rangkaian proses kegiatan yang dimulai dari penerimaan, pengumpulan,
pencatatan, penyimpanan, penggunaan dan pemeliharaan yang disimpan menggunakan
suatu sistem penyimpanan tertentu agar dapat ditemukan kembali mudah dan cepat
saat diperlukan.
6) Bertelepon
Bertelepon
merupakan pekerjaan kantor yang bersifat informasi,. Oleh larena itu, dalam
bertelepon diupayakan menggunakan bahasa yang komunikatif dan mudah dipahami.
7) Menerima
tamu atau resepsionis
Resepsionis
merupakan pekerjaan kantor yang
berhubungan dengan pemberian informasi dan menjalin relasi dengan pihak luar.
8) Melayani
rapat
Rapat
adalah pertemuan yang tersiri dari beberapa orang untuk membahas suatu
permasalahan yang membutuhkan adanya penyelesaian.
B.
Peralatan Komunikasi Tertulis
1. Pengertian
Surat
Menurut W. J. S. Poerwadarminta dalam
kamus bahasa Indonesia menjelaskan bahwa Surat adalah kertas yang
bertertuliskan. Secara umum dapat diartikan bahwa surat adalah alat
menyampaiakan suatu maksud tertulis. Alasan utama mangapa surat masih tetap
diperlukan ialah karena kitamemerlukan dokumentasi atau buktisehari-hari, serat
umumnya dikenal sengai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis.
2.
Tujuan Penulisan Surat
a.
Menyampaikan berita dan informasi, penjelasan, kepada
pihak lain.
b.
Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan,
tanggapan, balasan yang disampaikan.
c.
Memperlancar arus informasi , sehingga arus informasi
yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.
3. Syarat-syarat
Penulisan surat
a. Memahami prosedur surat menyurat.
b. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis.
c. Memahami teknis penulisan surat yang baik.
d. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat menyurat.
e. Memahami posisi penulis dan penulisan.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia persyaratan surat adalah
sebagai berikut :
a.
Surat tersebut harus mempunyai kepentingan bagi
Organisasi atau Lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang.
b.
Surat yang mempunyai kepentingan tersebutdisimpan menurut
syistim tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, warkat adpat
disebut arsip apabila memenuhi syarat-syarat, yaitu :
a.
Warkatmemiliki kegunaan.
b.
Warkat disimpan secara teratur dan berencana.
c.
Warkat dapat dengan mudah dan cepat ditemukan bila
diperlukan kembali.
4.
Fungsi Surat
a.
Alat komunikasi.
b.
Bahan bukti secara tertulis.
c.
Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi
pengirim surat.
d.
Pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut.
e.
Alat memperpendek jarak.
f.
Menghemat tenaga dan waktu.
g.
Alat ingat (pengingat).
h.
Bukti sejarah dan kegiatan.
BAB III
URAIAN UMUM
A.
Gambaran
Umum Kantor Kecamatan Butuh
1.
Identitas
Nama Kantor/Instasi : Kantor Kecamatan Butuh
Alamat : Jalan Kutoarjo –
Kebumen Km 5, Purworejo
No Telp./Fax : (0275) 3140882
Pimpinan : Drs. Wahyu Jaka
Setiyanta
Pembimbing : 1. Budi Wibowo, S.So. Msi
2. Supriyati
3. Leginem, A.Md
Visi :
Provesional dalam membina, melayani, dan memfasilitasi
menuju kesejahteraan masyarakat Kecamatan Butuh.
Misi :
·
Menyelenggarakan
tugas di Kecamatan Butuh.
·
Menyelenggarakan
tugas pembangunan di Kecamatan Butuh,
·
Menyelenggarakan
kemasyarakatan di Kecanatan Butuh.
·
Menyelenggarakn
administrasi di Kecamatan Butuh.
·
Melaksanakan
pelimpahan wewenang Bupati kepada camat.
2.
Uraian Tugas
a.
Camat
Camat
mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengendalikan dan
mengkoordinasikan seluruh kegiatan penyelenggaraan tuga umum pemerintahan dan
kewenangan pemerintah Daerah yang dilimpahkan oleh Bupati.
Untuk
melaksanakan tugas pokok Camat mempunyai fungsi :
1)
Perumusan dan Penetapan Visi, Misi,
Rencana Strategis dan Program Kerja Kecamatan;
2)
Pengkoordinasian, penyusunan Rencana
Kerja Anggaran/Dokumen Pelaksanaan Anggaran (RKA/DPA) dan Penetapan Kinerja
Kecamatan;
3)
Pelaksanaan koordinasi, informasi
dan singkronisasi pelaksanaan tugas kecamatan dengan Satuan Kerja Perangkat
Daerah (SKPD) dan atau Instansi terkait;
4)
Pelaksanaan pengaturan pembinaan
pengawasan dan pengendalian terhadap penyelenggaraan kegiatan dibidang
pemerintahan;
5)
Pelaksanaan pengaturan pembinaan
pengawasan dan pengendalian terhadap penyelenggaraan kegiatan dibidang Ekonomi
Pembangunan;
6)
Pelaksanaan pengaturan pembinaan
pengawasan dan pengendalian terhadap penyelenggaraan kegiatan dibidang
Pemberdayaan Masyarakat;
7)
Pelaksanaan pengaturan pembinaan
pengawasan dan pengendalian terhadap penyelenggaraan kegiatan dibidang
Kesejahteraan Rakyat;
8)
Pelaksanaan pengaturan pembinaan
pengawasan dan pengendalian terhadap penyelenggaraan kegiatan dibidang
Ketentraman dan Ketertiban;
9)
Pembinaan pertimbangan terhadap
penetapan perijinan dan rekomendasi teknistertentu sesuai peraturan
perundang-undangan;
10) Pelaksanaan
pembinaan pelayanan teknis administratif kepada seluruh unit kerja lingkup
kecamatan;
11) Pelaksanaan
pembinaan, pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan;
12) Pelaksanaan manajemen
kepegawaian lingkup kecamatan;
13) Pelaporan
pelaksaan tugas kepada bupati melalui sekretaris daerah;
14) Pelaksanaan
tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
b.
Sekretariat
Camat
Sekretaris
Camat mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengendalikan dan
mengkoordinasikan kegiatan secretariat dalam rangka melakukan pembinaan
administrasi dan memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh unit
kerja pemerintah kecamatan.
Untuk
melaksanakan tugas pokok Sekretaris Camat mempunyai fungsi :
1)
Pengkoordinasian, penyusunan Rencana
Strategis, Rencana Kerja Tahunan dan Penetapan Kinerja Kecamatan;
2)
Pengkoordinasian, penyusunan Rencana
Kerja Anggaran/Dokumen Pelaksanaan Anggaran (RKA/DPA) dan Program Kerja Kecamatan;
3)
Pelaksanaan pelayanan teknis
administratif kepada seluruh unit kerja lingkup kecamatan
4)
Perumusan bahan, pedoman dan
petunjuk tata laksana administasi pemerintahan umum;
5)
Perumusan dan penjabaran kebijakan
teknis penyelenggaraan administasi pemerintahan umum, perencanaan, keuangan,
kepegawaian dan perlengkapan;
6)
Pelaksanaan koordinasi dan
konsultasi dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terkait terhadap
pelaksaaan perencanaan, keuangan, umum dan kepegawaian;
7)
Pengkoordinasian, penyusunan laporan
pelaksaan tugas kecamatan;
8)
Pelaksaan pengaturan, pembinaan,
pengawasan dan pengendalian administrasi umum perencanaan, keuangan,
kepegawaian dan perlengkapan;
9)
Pelaksaaan, evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan tugas kesekretariatan;
10)
Pelaksanaan tugas-tugas lain yang
dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
c.
Kepala Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian
Kepala Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan,
mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan dan pengelolaan administrasi
pelayanan umum dan kepegawaian.
Untuk
melaksanakan tugas pokok Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai
fungsi :
1)
Penyusunan Rencana Kerja dan Program
Kerja Sub Bagian;
2)
Penyiapkan bahan pedoman dan
petunjuk teknis pengelolaan administrasi pelayanan umum, kepegawaian dan
perlengkapan;
3)
Penyiapan bahan koordinasi dan
konsultasi penyelenggaraan administrasi pelayanan umum, kepegawaian dan
perlengkapan;
4)
pengumpulan, pengolahan dan analisis
data kebutuhan perlengkapan;
5)
Pelaksanaan pengadaan, penyiapan,
pemeliharaan dan pendistribusian perlengkapan inventaris kantor sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku;
6)
Penyelenggaraan pelayanan
administrasi kepegawaian sesuai peraturan perundang-undangan yang
berlaku;
7)
Penyiapkan bahan pedoman dan
petunjuk teknis pembinaan PNS lingkup kecamatan;
8)
Pengkkordinasi pelaksanaan tugas
bendaharawan barang;
9)
pelaksaaan monitoring, evalausi dan
pelaporan pelaksaan tugas sub bagian;
10) Pelaksanaan
tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
d.
Kepala Sub
Bagian Keuangan
Kepala Sub
Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur,
mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahannya dalam melaksanakan urusan
keuangan.
Untuk
melaksanakan tugas pokok Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai
fungsi :
1)
Penyiapkan bahan Penyusunan
Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja tahuan lingkup kecamatan;
2)
Penyiapkan bahan pedoman dan
petunjuk teknis dibidang Keuangan;
3)
Penyiapan bahan koordinasi dan
konsultasi pengelolaan keuangan;
4)
Pelaksanaan pengolahan keuangan
miliputi anggaran perbendaharaan, petatausahaan dan pertanggungjawaban;
5)
Pelaksanaan perencanaan anggaran,
penatausahaan dan pertanggungjawabannya;
6)
Pengkoordinasi pelaksanaan tugas
Satuan Pemegang Kas (PK dan PPK );
7)
Pengkoordinasi penyusunan laporan
keuangan dan pelaksanaan kegiatan lingkup kecamatan
8)
Pelaksanaan monitoring, evalausi dan
pelaporan;
9)
Pelaksanaan tugas-tugas lain yang
dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
e.
Kasi Pemerintahan
Kasi
Pemerintahan mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengawasi dan
mengkoordinasikan pengelolaan dan administrasi pemerintahan, kependudukan dan
pertanahan.
Untuk
melaksanakan tugas pokok Kasi Pemerintahan mempunyai fungsi :
1)
Menyusun Rencana Kerja dan Program
Seksi;
2)
Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk
teknis pengelolaan dan administrasi pemerintahan, kependudukan dan pertanahan ;
3)
Penyiapan bahan koordinasi dan
konsultasi dibidang administrasi pemerintahan, kependudukan dan pertanahan
dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terkait;
4)
Pelaksaan pembinaan, pengawasan dan
pengendalian dibidang administrasi pemerintahan, kependudukan dan pertanahan;
5)
Pelaksanaan fasilitasi dan
penyelenggaraan Pemilu;
6)
koordinasi dan fasilitasi dan
penyelenggaraan Pemerintahan Desa ;
7)
Pembinaan, pengawasan, monitoring
dan evaluasi penyelenggaraan Pemerintahan Kelurahan;
8)
Fasilitasi terhadap pelaksanaan
kebijakan daerah dibidang administrasi pemerintahan, kependudukan dan
pertanahan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
9)
Pembinaan pelaksanaan administrasi
pemerintahan, kependudukan dan pertanahan Pemerintahandesa/Kelurahan;
10)
Pelaksaaan monitoring, evalausi dan
pelaporan;
11)
Pelaksanaan tugas-tugas lain yang
dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
f.
Kasi Ekonomi dan Pembangunan
Kasi Ekonomi
dan Pembangunan mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengawasi dan
mengkoordinasikan Kegiatan Ekonomi Pembangunan.
Untuk
melaksanakan tugas pokok Kasi Ekonomi Pembangunan mempunyai fungsi :
1)
Menyusun Rencana Kerja dan Program
Seksi;
2)
Pengkoordinasi kegiatan dibidang
pertanian, perindustria, perdagangan, koperasi, UKM, pertambangan lingkungan
hidup dan infrastruktur;
3)
Pelaksaan pembinaan, pengawasan dan
pengendalian dibidang pertanian, perindustria, perdagangan, koperasi, UKM,
pertambangan lingkungan hidup dan infrastruktur;
4)
Pengumpulan, pengolahan dan analisis
data dibidang pertanian, perindustria, perdagangan, koperasi, UKM, pertambangan
lingkungan hidup dan infrastruktur;
5)
Fasilitasi terhadap pelaksanaan
kebijakan daerah dibidang pertanian, perindustria, perdagangan, koperasi, UKM,
pertambangan lingkungan hidup dan infrastruktur sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
6)
Penyiapan pedoman dan pejunjuk
teknis program/kegiatan yang berkaitan Ekonomi Pembangunan;
7)
Pelaksanaan monitoring, evalausi dan
pelaporan;
8)
Pelaksanaan tugas-tugas lain yang
dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
g.
Kasi Pemberdayaan masyarakat dan Desa
Kasi
Pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengawasi dan
mengkoordinasikan Kegiatan Pemberdayaan Masyarakat.
Untuk
melaksanakan tugas pokok Kasi Pemberdayaan Masyarakat mempunyai
fungsi :
1)
Menyusun Rencana Kerja dan
Program/kegiatan Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Desa;
2)
Penghimpun pedoman dan petunjuk
teknis program/kegiatan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa sebagai dasar pelaksanaan tugas;
3)
Penyiapan bahan koordinasi dengan
perangkat daerah dan atau Satuan Unit Kerja lainya yang berkaitan dengan
program/kegiatan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa;
4)
Fasilitasi perencanaan pembangunan
dalam forum musyawarah perencanaan pembangunan (musrenbang) di desa dan
kecamatan serta penyelenggaraan lomba desa;
5)
Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan
dan analisis data Pemberdayaan Masyarakat dan Desa;
6)
Penyiapan bahan pembinaan dan
pengawasan terhadap kelompok / masyarakat sasaran program/kegiatan Pemberdayaan
Masyarakat dan dan Desa;
7)
Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan
terhadap program/kegiatan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa;
8)
Pelaksaaan monitoring, evalausi dan
pelaporan terhadap pelaksanaan tugas;
9)
Pelaksanaan tugas-tugas lain yang
diperintah atasan.
h.
Kasi Kemasyarakatan
Kasi
Kesejahteraan Rakyat mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengawasi dan
mengkoordinasikan Kegiatan dibidang Kesejahteraan Rakyat.
Untuk melaksanakan
tugas pokok Kasi Kesejahteraan Rakyat mempunyai fungsi :
1) Menyusun
Rencana Kerja dan Program yang meliputi pendidikan, pemuda dan olahraga,
kesehatan, keluarga berencana, kebudayaan, sosial dan agama;
2) Penghimpun
pedoman dan petunjuk teknis dalam penyelenggaraan pendidikan, pemuda dan
olahraga, kesehatan, keluarga berencana, kebudayaan, social dan agama sebagai
pedoman pelaksaan tugas;
3) Penyiapan
bahan koordinasi dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) atau
instansi vertical yang terkait dengan pendidikan, pemuda dan olahraga,
kesehatan, keluarga berencana, kebudayaan, social dan agama;
4) Fasilitasi
terhadap pelaksanaan program dan kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi
satuan kerja pemerintah maupun swasta yang perencanaannya dari dan untuk masyarakat
meliputu jamkeskin, gakin, Batuan Langsung Tunai (BLT) dan kegiatan sejenisnya;
5) Pelaksanaan
pengumpulan, pengolahan dan analisis data pendidikan, pemuda dan olahraga,
kesehatan, keluarga berencana, kebudayaan, social dan agama;
6) Penyiapan
bahan pembinaan dan pengawasan terhadap kegiatan organisasi
kemasyarakatandan keagamaan di kecamatan dan desa/kelurahan;
7) Penyiapan
bahan pembinaan dan pengawasan terhadap kerukunan umat beragamadan antar
umat beragama;
8) Pelaksaaan
monitoring, evalausi dan pelaporan terhadap pelaksanaan tugas;
9) Pelaksanaan
tugas-tugas lain yang diperintah atasan.
i.
Kasi Ketentraman dan Ketertiban
Kasi
Ketentraman dan Ketertiban mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengawasi
dan mengkoordinasikan Kegiatan pembinaan Ketentraman dan Ketertiban wilayah
serta pembinaan Pamong Praja.
Untuk
melaksanakan tugas pokok Kasi Ketentraman dan Ketertiban mempunyai fungsi
:
1)
Menyusun Rencana Kerja dan
Program/kegiatan penyelenggaraan Ketentraman dan Ketertiban umum;
2)
Penghimpun pedoman dan petunjuk
teknis dalam penyelenggaraan Ketentraman dan Ketertiban umum sebagai pedoman
kerja;
3)
Penyiapan bahan koordinasi dengan
Satuan kerja perangkat daerah atau instansi vertical, kepolisian, TNI yang
berkaitan dengan penyelenggaraan Ketentraman dan Ketertiban umum;
4)
Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan
dan analisis data pelanggaran peraturan perundang-undangan yang berkaitan
dengan penyelenggaraan Ketentraman dan Ketertiban umum;
5)
Pelaksanaan pendataan terhadap
organisasi social politik (sospol), pamswakarsa yang ada di kecamatan dan
desa/kelurahan;
6)
Penyiapan bahan pembinaan dan
pengawasan terhadap Partai Politik, pamswakarsa yang ada di kecamatan dan
desa/kelurahan;
7)
Pelaksanaan pembinaan dan
pengawasan terhadap pelaksanaan tugas Polisi Pamong Praja (POLPP) di kecamatan;
8)
pelaksanaan kegiatan pencegahan dan
penanggulangan bencana alam;
9)
penyiapan bahan pengawasan terhadap
pelaksanaan peraturan perundang-undangan;
10) Pelaksaaan
monitoring, evalausi dan pelaporan terhadap pelaksanaan tugas;
11) Pelaksanaan
tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesui dengan bidang tugasnya.
3.
Fasilitas Kantor
a.
Ruang Kantor.
b.
Mushola.
c.
Wifi.
d.
Aula Kantor Kecamatan
Butuh.
e.
Tempat Parkir.
f.
Wc.
g.
Lapangan .
h.
Lapangan Volly.
i.
Meja Badminton.
4.
Jenis
Bidang Organisasi
a. Kasi
Tata Pemerintahan.
b. Kasi
Ekonomi dan Pembangunan.
c. Kasi
Kemasyarakatan.
d. Kasi Ketentraman dan Ketertiban
e. Kasi
Pemb. Masy. & Desa.
5.
Jam Kerja Kantor dan Waktu Pelaksanaan PKL
Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan
(PKL) dilaksanakan
dalam dua tahap, tahap ke-I pada tanggal 01 Februari 2013 – 24 Maret 2013 dan
tahap ke-II pada tanggal 24 Juni 2013 – 23 Agustus 2013. Dengan diberlakukanya
sistim lima hari kerja yang mulai diberlakukan maka berikut adalah jam masuk
kantor Kecamatan Butuh :
|
HARI
|
MASUK
|
PULANG
|
|
Senin
|
07:30
|
16:00
|
|
Selasa
|
07:30
|
16:00
|
|
Rabu
|
07:30
|
16:00
|
|
Kamis
|
07:30
|
16:00
|
|
Jumat
|
07:30
|
15:00
|
|
Sabtu
|
-
|
-
|
|
Minggu
|
-
|
-
|
6.
Pelayanan Yang Ada Di Kantor Kecamatan Butuh
Di Kantor
Kecamatan Butuh terdapat banyak pelayanan, baik pelayanan masyarakat dan Desa mauapun pelayanan untuk pembangunan
pemerintahan Desa. Jenis pelayanan tersebut meliputi :
1)
Pengurusan surat pindah.
2)
Pembuatan KTP.
3)
Ligalisir surat.
4)
Permohonan bantuan.
5)
Dan lain-lain
7.
Kegiatan-Kegiatan Kantor Kecamatan Butuh
Kegiatan rutinitas setiap bulan
yang diadakan kantor Kecamatan Butuh :
a.
Konferensi Kepala Desa
se-Kecamatan Butuh.
b.
Rapat Pemberdayaan Masyarakat
dan Desa.
c.
Darma Wanita.
d.
Pengajian .
e.
Pertemuan rutin PKK.
Kegiatan yang diadakan Kecamatan Butuh dalam memperingati hari besar,
misalnya dalam memperingati Hari Kemerdekaan Republik Indonesia, Kecamatan
Butuh menggelar upacara detik-detik proklamasi, dan mengadakan berbagai lomba
seperti, lomba voly tingkat SMP dan SMK/SMA, lomba PBB, dan berbagai lomba
lainya.
B. Materi Yang Diperoleh Saat
Pelaksanaan PKL
Setelah melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
yang dilaksanakan selama empat bulan di Kantor
Kecamatan Butuh kami mendapatkan banyak pelajaran yang tidak biasa kami peroleh
di sekolah, dan pada saat melaksanakan PKL kami
dapat menerapkan semua ketrampilan yang kami peroleh
dibangku sekolah dapat kami terapkan ditempat dimana kami melakukan Praktik
Kerja Lapangan (PKL)
yaitu
di Kantor Kecamatan Butuh, Purworejo.
Dalam melaksanakan
pekerjaan di Kantor/Instansi kami mendapat bimbingan dari para pembimbing dan
para pegawai di Kantor Kecamatan Butuh, yang mana bimbingan tersebut sangat
bermaanfaat bagi kami untuk memahami lebih dalam tentang Administrasi
Perkantoran dan hal-hal yang mencakup didalamnya.
Hal yang
pernah kami kerjakan pada saat menjalani Praktik
Kerja Lapangan (PKL)
di
Kantor Kecamatan Butuh diantaranya adalah ;
a. Mengelola surat
1) Mengelola surat
masuk
a)
Penyortiran.
b)
Pemukaan sampul surat.
c)
Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran.
d)
Membaca surat.
e)
Mengagenda surat / mengendali surat.
f)
Memberi lembar disposisi.
g)
Mengarahkan surat.
h)
Penggandaan surat.
i)
Pendistribusian suratMenyimpan surat.
2)
Mengelola surat keluar.
a)
Membuat konsep surat.
b)
Meminta persetujuan konsep surat.
c)
Mengagenda surat.
d)
Pengetikan konsep surat.
e)
Pemeriksaan konsep.
f)
Penandatanganan konsep surat.
g)
Pemberian cap dinas.
h)
Melipat surat.
i)
Penyampulan surat.
b. Menjadwal kegitan pimpinan
Beberapa hal
yang harus ditulis dalam papan kegiatan pimpinan agar pimpinan lebih mudah
dalam melaksanakan dan menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan
pekerjaannya, diantaranya :
1)
Waktu pelaksanaan (Hari,tanggal dan waktu).
2)
Tempat Pelaksanaan.
3)
Kegiatan.
Langkah-langkah dalam menjadwal pimpinan :
1)
Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan.
2)
Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan dalam,
luar maupun pribadi pimpinan.
3)
Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, jangka
menengah, dan jangka penajang.
4)
Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
yang ada.
5)
Diantara pekerjaan yang sudah diprioritaskan itu, dipilih
pekerjaan-pekerjaan yang akan dikerjakan keesokan harinya.
c. Melayani rapat
Pada saat akan melaksanakan rapat ada
beberapa hal yang harus dipersiapkan, diantaranya :
1)
Undangan rapat.
2)
Tempat rapat.
3)
Cahaya / penerangan.
4)
Vasilitas yang diperlukan.
5)
Pengaturan tempat duduk.
6)
Materi dan bahan rapat.
a)
Daftar hadir.
b)
Menyusun rencana rapat.
c)
Mempersiapkan masalah (materi) yang akan dibahas.
d)
Notula rapat.
d. Membuat notula rapat
Hal-hal yang harus ada dalam notulen antara lain:
1)
Nama rapat.
2)
Nama badan organisasi/lembaga.
3)
Hari dan tanggal penyelenggaraan rapat.
4)
Tempat rapat.
5)
Waktu mulai dan berakhirnya rapat.
6)
Peserta rapat.
7)
Pemimpin rapat.
8)
Agenda rapat/susunan rapat.
9)
Ringkasan jalannya rapat.
10) Hasil rapat.
11) Catatan khusus.
12) Tanda tanagan
dan nama jelas notulis dan ketua rapat.
e. Melayani telephone
1)
Pada saat telepone berdering jangan biarkan telepon
berdering tiga kali lebih.
2)
Angkat telepone dengan tanagan kiri.
3)
Beri salam.
4)
Sebutkan alamat kantor.
5)
Tanyakan alamat si penelepon.
6)
Tanyakan maksud dan tujuan.
7)
Jika yang dituju sedang tidak ada ditempat, bertanya pada
sipenelepon apa ada hal yang perlu disampaikan (pesan).
8)
Jika ada catat pesan tersebut di bloknote.
9)
Setelah selesai ucapkan salam.
f. Menyusun surat pertanggungjawaban
Dalam menyusun surat pertanggung jawaban
sudah tersedia format, setelah mengetahui format yang digunakan langkah
selanjutnya mengurutkan lembar-lembar halaman sesuai dengan format yang sudah
tersedia, setelah selesai teliti surat pertanggungjawaban yang sudah tersusun
untuk mencegah terjadinya kesalahan
g.
Melayani masyarakat
h.
Input data
i.
Entri data
C. Manfaat Yang Dirasakan
Manfaat yang di rasakan dalam melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan adalah:
1.
Siswa:
a)
Siswa Dapat meningkatkan dapat meningkatkan keterampilan
serta mengembangkan bakat dalam membuat suatu produk.
b)
Dapat mengenal lebih jauh tentang computer grafis.
2.
Sekolah :
a)
Mempunyai anak didik yang bisa dibanggakan.
3.
Dunia Usaha/Industri :
a)
Menjadi terbantu nya pekerjaan.
BAB
IV
PEMBAHASAN LAPORAN KEGIATAN
A. Persiapan
Penyuluhan
dari Kepala Sekolah, Ketua Jurusan, Guru-guru lain berupa tata cara
melaksanakan tugas-tugas yang wajib kami lakukan yaitu sesuai dengan etika
dalam berbicara, etika berpakaian, menangani tamu, mengelola dokumen dan
sebagainya.
Kami juga
menyiapkan baik yang berkenaan dengan Administrasi Perkantoran dan
perlengkapannya, serta mempersiapkan fisik dan mental.
B.
Pelaksanaan
Pada saat hari pertama
kami datang ketempat PKL yaitu Kantor kecamatan Butuh. Sampainya kami di Kantor
Kecamatan Butuh kami disamput dengan baik oleh pembimbing kami dan sebelum melaksanakan tugas-tugas, kami diberi pengarahan,
pengenalan terhadap lingkungan kantor,
pengenalan dengan alat-alat kantor dan sebagainya.
Setelah itu kami kami dibagi menjadi tiga kelompok yang
masing-masing terdiri dari dua anak. Setiap kelompok ditempatkan di bagian yang
berbeda yaitu:
-
Sekretariat
-
Kasi Pemerintahan
-
Kasi Kemasyarakatan
Setiap satu minggu kami akan dipindahkan kebagian yang
lain misalnya kelompok yang disekretariat dipindahkan ke Kasi Pemerintahan,
Kelompok yang ada di Kasi pemerintahan dipindahkan ke Kasi Kemasyarakatan, dan
sedangkan yang di bagaian Kasi Kemasyarakatan di pindahkan ke Sekretariat, dan begitu
seterusnya.
Pada saat di tempatkan diruang sekretariat kami diajari
bagaimana cara mengelola surat dengan baik dan benar, cara melayani
masyarakata, dan bagaimana cara mengerjakan pekerjaan Administrasi lainya yang
di kantor. Dan pada saat di ruang Kasi Pemerintahan kami diajari berbagai macam
jenis surat dan bagaimana membuat konsep surat, mengetik surat,
mendistribusikan surat serta bagaimana cara mengoprasikan komputer dengan baik.
Saat di tempatkan di ruang Kasi kemasyarakatan kami diajari bagaimana cara melayani masyarakat
secara langsung, cara menerima telephon, dan berbagai kegiatan yang berhubungan
dengan masyarakat secara langsung.
C. Hasil-hasil yang diperoleh
Dalam
melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) kami dapat
mengetahui kegiatan yang berhubungan dengan penanganan surat masuk dan keluar,
melayani masyarakat secara langsung, serta dapat mengetahui bagaimana Dunia
Kerja yang sebenarnya.
BAB V
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Setelah melaksanakan Praktik
Kerja Lapangan (PKL) yang ditugaskan di Kantor Kecamatan
Butuh di Purworejo. Kami menarik kesimpulan segingga kami dapat membandingkan
kompetensi/ketrampilan dengan jenis pekerjaan di tempat kami menjalani praktek.
Sehingga kami dapat melaksanakan tujuan dari pelahsanaan Praktik
Kerja Lapangan (PKL) karena semua ketrampilan yang kami
peroleh dibangku sekolah dapat kami terapkan ditempat dimana kami melakukan Praktik
Kerja Lapangan (PKL) yaitu di Kantor Kecamatan Butuh,
Purworejo.
B.
Saran – Saran
C. Penutup
Alhamdulillah,
Segala puji kami panjatkan kepada Allah SWT karena atas rahmat dan ridho-Nya
kami dapat menyelesaikan laporan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan
lancar tanpa suatu halangan apapun. Diharapkan dengan terselesainya laporan
akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kami dan pembaca sekalian agar dapat
memahami bagaimana situasi dan kondisi dalam dunia usaha / dunia industry.
Kami memahami pepatah yang
mengatakan “ Tiada Gading Yang Tak Retak” demikian juga dengan laporan ini
masih sangat jauh dari sempurna. Oleh karena itu saran dan kritik yang
membangun sangat kami harapkan.
Ucapan terima kasih kami sampaikan pula
kepada para Pembimbing dan Instansi terkait yang telah membantu kami dalam
menyusun dan memberikan pengalaman agar lebih professional dalam dunia usaha
nyata.
DAFTAR
PUSTAKA
Buku Surat Menyurat dan Komunikasi
Jilid 3, Untuk SMK kelompok Bisnis dan Manajemen.
LAMPIRAN
1.
Struktur Organisasi
Kantor Kecamatan Butuh
