NOTULA RAPAT
PERANAN PERALATAN KANTOR
DALAM MENGHASILKAN PEKERJAAN KANTOR
PT ABADI JAYA
Hari : Selasa
Tanggal : 26 November 2013
Tempat : Ruang Rapat PT Abadi
Jaya
Ketua Rapat :
Saudari Dwi Winarti
Hadir :
32 orang ( Daftar hadir terlampir )
Susunan Acara :
1.
Pembukaan
2.
Pembacaan
susunan acara
3.
Sambutan
oleh pemimpin rapat
4.
Pembahasan
materi rapat
5.
Tanya
jawab
6.
Pembacaan
notula dan kesimpulan oleh notulis
7.
Penutup
Catatan
Jalanya Rapat :
1. Rapat dimulai jam 09:00,
Pemimpin rapat membuka rapat dengan mengucapkan salam dan
puji syukur kehadirat Allah SWT.
2.
Kemudian
dikemukakan oleh Saudari Nawang Suryani mengenai Peranan Peralatan Kantor Dalam
Menghasilkan Pekerjaan Kantor. Yang mana peralatan kantor adalah barang-barang
yang digunakan untuk menhasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan dikantor.
Peralatan/perlengkapankantordapatdibedakanmenjadi:
a. Barang yang
habispakaiyaitubarang-barangkantor yang hanyadapatdipakai 1 kali atautidaktahan
lama.
b. Barang yang
tidakhabispakaiyaitubarang-barangkantor yang dapat di pakaiberulang kali
atautahan lama.
Macammacamperalatankantor :
a. Filing Cabinet
b. LemariArsip
c. Stapler
d. Perforator
e. Komputer
FungsiPeralatan Kantor
a.
MesinFaximile
Untukpengiriman data-data yang kitabutuhkan,
jugadigunakansebagaialatuntukkomunikasidanjugadapatdigunakansebagaisaranauntukmengcopydukumenataukertas
yang kitainginkan
b.
Mesin Scanner
Mesinfotokopihasilnyadapatlangsungdilihatpadakertassedangkan
scanner hasilnyaditampilkanpadalayar monitor
komputerdahulukemudianbarudapatdirubahdandimodifikasisehinggatampilandanhasilnyamenjadibagus
yang kemudiandapatdisimpansebagai file text, dokumendangambar.
c.
MesinPenghancurKertas.
Sebagaialatpemusnahdokumenrahasia yang
ramahlingkungandengan kata lain tidakribetdandokumentidakperlu di
bakarsehinggaakanmenimbulkanpolusiudarabagilingkungansekitarnya.
d.
MesinFotokopi
UntukmenduplikasiDokumenpenting yang
andaperlukandanuntukmencetakpekerjaanpercetakan.
e. Mesinabsensi.
Untukmengetahuitingkatkehadiranseseorangdalamsuatuperusahaan.
f. Mejakantor
Fungsinyasebagaisaranautamadalammengerjakanpekerjaankantor.
g. Lemaribesi
Fungsnyauntukmenyimpanberkas-berkaspentingdalamperusahaan
3. Diadakannya sesi tanya jawab, antara lain :
a.
Saudara
Jhoni Adi Putra (PT GREEN LEMON)
“Bagaimana
menentukan peralatan kantor yang efektif dan efisien dilingkungan kantor.?”
Solusi :
Menentukan
peralatan kantor yang efektif dan efisien dilingkungan kantor yaitu sesuai
dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri, singkat kata kebutuhan dari setiap
perusahaan berbeda-beda sehingga setiap perusahaan harus menyesuaikan tingkat
kebutuhannya sesuai dengan efektifitas dan efisiensinya.
b.
Saudari
Santi Azifah (PT GREEN LEMON)
“ Alat-alat yang
digunakan untuk melindungi dokumen-dokumen dari ancaman kebakaran dan kejahatan
lainya.?”
Solusi :
Jika mungkin
ancaman tersebut berupa kebakaran kita dapat menyinpan dokumen tersebut didalam
lemari besi yang anti api.
c.
Saudari
Indah Apriliani (PT MAKMUR JAYA)
“Bagaimana cara
menyimpan dokumen yang baik dan benar di dalam lemari arsip.?”
Solusi :
Ada beberapa sistim
kearsipan yang dapai kita pakaidan sistim kearsipan tersebut harus disesuaikan
dengan tingkat kebutuhan disuatu kantor, biasanya untuk memudahkan dalam
penyimpanan dan penemuan kembali sistim kearsipan yang digunakan adalah sistim
tanggal.
d.
Saudari
Susi Ambarwati (PT GREEN LEMON)
"Apa
saja alat-alat kantor yang sudah Internasional.?”
Solusi : mesin kantor yang sudah modern antara lain :
 |
 |
 |
 |
e.
Saudari
Kurniawati Subekti (PT SUMBER REJEKI)
“ Bagaimana
cara kerja dan perawatan mesin absensi.?”
Solusi : Perawatan Mesin Absensi
1. Pastikan absensi anda bukan barang ecek-ecek.
Ini sudah jelas bahwa EC 500 adalah produk mesin absensi yang berkualitas.
2. Instalasi dan Penempatan
Penempatan mesin absensi sidik jari sangat penting , LCD dan Sensor sangat
sensitiv dengan keadaan penempatan anda.
- Tempatkan absensi yang teduh jauhkan dari udara lembab dan berair.
- Hindari kontak langsung dari sorot cahaya dengan intensitas tinggi
seperti cahaya matahari atau lampu.
- Jauhkan dari barang-barang keras atau yang mudah jatuh.
- Taruhlah mesin absensi di tempat yang cukup aman juga jangkauan
anak–anak.
3. Cek sebelum anda menghidupkan absensi.
Hal ini sangat penting dalam penggunaan mesin absensi sidik jari. Kita
harus cek kondisi mesin sebelum menghidupkan. Cek apakah penempatan apdator
untuk mesin stand alaone , dan port USB untuk mesin absensi yang terhubung
langsung dengan komputer.
4. Perawatan sensor
Bersihkan permukaan sensor secara teratur atau berkala. Untuk membersihkan
gunakanlah selotip bening (lakban bening) rekatkan pada pemukaan sensor
kemudian lepas kembali. Ulangi hingga permukaan sensor bersih.
5. Segera hubungi service center
Hal terakhir apabila absensi bermasalah segera kontak service center atau
segera bawa mesin anda ke service center untuk mendapatkan penanganan lebih
lanjut. Jangan membuka mesin absensi anda karena selain garansi mesin anda
hilang juga bisa menambah masalah pada mesin anda.
Cara
kerja mesin absensi :
Pertama kali menggunakanmesinabsensi, seseorangharusdiregistrasikanpadamesin fingerprint.
Sisteminidigunakanuntukmendapatkancontohsidikjari yang kemudiandijadikan
template sidikjarikemudiandisimpandalam database yang tersimpandalam
chips penyimpanan.
Kemudianmesinakanmengidentifikasisidikjari pad saatjariditempelkanpada
sensor fingerprint. Mesinakanmengidentifikasipola jari yang
berupaguratanuntukdijadikanrumus template kemudian di bandingkandengan data
yang sudahdisimpanpada database oleh chips pemroses.
Setelahdidapatkanhasil, selanjutnyadiberikansinyalpada display apabila data
sesuaidengansidikjari yang tersimpanpadamesinmakasistemakanmembaca data yang
adapada database mesinkemudianditampilkanpadalayarberupanomor, namadanjugafoto
ID (opsional) kemudianmesinakanmencatat jam, tanggal, id,
dannomormesinsaatpengguna scan. Namunapabila
datasesuaitidakditemukanakanditolakdandiabaikan.
f.
Saudari
Suryaningsih (PT MAKMUR JAYA)
“ Berikan contoh mesin absensi dan
bentuknya.?”
Solusi :
 |
g.
Saudari
Novianty (PT CEMERLANG)
“ Bagaimana
cara agar data diinternet tidak dapat diakses oleh orang lain.?”
Solusi :
Untuk menghindari bocornya
informasi berupa data pribadi di dunia maya, Anda bisa melakukan cara-cara yang
dilansir dari Tempo.co berikut sehingga data Anda tetap aman:
1. Pakai mode incognito Incognito
mode atau private browsing sebaiknya Anda gunakan saat mengakses akun bank atau
membayar tagihan online. Di beberapa browser seperti Google Chrome dan juga
Safari sudah dilengkapi dengan fitur ini.
2. Pakai password Pakailah
password di setiap gadget yang Anda miliki. Jika saja, gadget Anda hilang,
orang lain yang berusaha membuka perangkat Anda harus melewati satu tahap
perlindungan yang hanya diketahui oleh Anda sendiri.
3. Google Alerts Google Alerts
adalah salah satu fitur yang ditawarkan kepada pengguna Google sehingga mereka
bisa mengetahui topik tertentu yang sedang diperbincangkan di internet dan
dikirim langsung ke e-mail mereka Masukkan nama Anda di Google Alerts sehingga
Anda tahu apa yang sedang dibicarakan orang mengenai diri Anda di internet.
4. Jangan lupa sign out Jika Anda memakai
banyak sekali media sosial seperti Facebook, Twitter, Path, Tumblr, dan
sebagainya, biasakanlah untuk sign out. Hal yang sama juga harus Anda lakukan
jika Anda membuka e-mail.
5. Buat password yang kompleks
Jangan biasakan menggunakan password yang sama antar satu akun dengan akun lain
yang Anda miliki di internet. Biasakan untuk mengkombinasi anka dan huruf dalam
password. Jangan lupa bersihkan history jika ada orang lain yang ingin memakai
perangkat Anda. (RN).
h.
Saudari Annisa
Nur Azizah (PT MAKMUR MAJU)
“ Bagaimana
cara menyelesaikan dua pekerjaan yang sama pentingnya dalam satu waktu.?”
Solusi :
Memang kedua tugas tersebut sama-sama penting tetapi kita tidak mungkin
mengrjakan pekerjaan tersebut dalam satu waktu. Kita dapat meminta bantuan
kepada karyawan lain untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut jika kita tidak
mungkin menyelesaikannya dalam satu waktu, sehingga pekerjaan tersebut dapat
diselesaikan dengan tepat waktu.
i.
Saudara Untung
Wibowo (PT MALANG RAYA)
“ Berikan solusi menangani pegawai yang masih gaptek terhadap peralatan
kantor.?
Solusi :
Untuk menangani pegawai yang
masih gaptek terhadap peralatan kantor kita dapat mengadakan sosialisasi
tentang tata cara penggunaan peralatan kantor. Sehingga pegawai tidak gaptek
dan dapat menyelesaikan pekerjaan kantor dengan baik.
Setelah tidak
ada lagi pembicaraan maka rapat pada jam 11.00 ditutup dengan ucapan terima
kasih.
Purworejo, 26
November 2013
Mengetahui
setuju
Ketua Sekretaris
Dwi Winarti Yuli Setyaningsih
PT ABADI JAYA
Jalan Merpati Putih No. 113
SEMARANG
Nomor : 005/34/11/2013 10 November 2013
Lampiran : -
Hal : Undangan Kepada
Yth. Direktur PT GREEN LEMON
Jl. Sutan Aji 28
Surakarta
Dengan
hormat,
Dengan
ini kami mengharap kehadiran Saudara pada :
Hari : Selasa
Tanggal : 26 November 2013
Tempat : Ruang Rapat PT ABADI JAYA
Acara : Pembahasan tentang Peranan
Peralatan Kantor Terhadap Pekerjaan
Kantor.
Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon saudara
hadir tepat waktu.
Atas perhatianya kami ucapkan terima kasih.
Hormat
kami,
PT
ABADI JAYA
Dwi Winarti, SE
Direktur Utama
0 komentar:
Posting Komentar